구글 문서에서 사라진 문단을 찾고 싶다면 버전 기록에서 예전 내용을 확인해 보세요. 다만 필요한 문단 하나를 찾으려고 문서 전체를 곧바로 복원할 필요는 없어요. 이전 버전의 사본을 만들어 현재 문서와 비교한 뒤 필요한 부분만 옮기는 방법도 있어요. Google 공식 버전 기록 안내는 이전 버전 복원과 사본 만들기를 모두 설명해요.
예를 들어 어제 작성한 소개 문단이 없어졌지만 오늘 동료가 고친 표는 남겨야 하는 상황을 생각해 볼게요. 이때 중요한 것은 가장 오래된 상태로 돌아가는 일이 아니라, 되찾을 내용과 유지할 내용을 나눠 확인하는 일이에요. 실제 사례가 아닌 설명용 예시입니다.
먼저 필요한 것은 편집 권한과 문서 종류 확인이에요
이전 버전을 보려면 해당 문서의 편집 권한이 필요해요. 파일 메뉴에서 버전 기록을 열어 시점별 내용을 살펴볼 수 있어요. 메뉴가 보이지 않는다면 파일을 잘못 열었는지, 현재 계정에 편집 권한이 있는지부터 살펴보는 게 좋습니다. 버전 기록 조회 조건을 참고하면 돼요.
Drive에 올린 PDF나 이미지와 Google Docs 문서는 버전 관리 방식이 달라요. 일반 파일에 관한 ‘30일’ 또는 ‘이후 100개 버전’ 기준을 Google 문서에 그대로 적용하면 안 돼요. Google도 Drive 파일 버전 관리 안내에서 두 경우를 구분하고 있어요.
사본에서 비교한 다음 복원 범위를 정해요
이전 버전을 열었다면 사라진 내용이 있는지 확인하고, 사본을 만들어 비교하는 방법도 있어요. 현재 문서를 곧바로 바꾸지 않고 내용을 비교할 수 있어요. 날짜가 맞는지만 보지 말고 되찾으려던 문장과 숫자가 실제로 들어 있는지 읽어보는 과정이 필요해요. 이전 버전 사본 만들기의 공식 순서가 도움이 됩니다.
필요한 문단만 현재 문서에 옮길 때는 그 문단이 참조하는 표, 링크, 용어도 함께 살펴보는 편이 좋아요. 예전 금액이나 종료된 일정이 섞이면 문장은 돌아왔어도 내용은 틀릴 수 있어요. 복구한 부분을 동료에게 알리고 최종 문맥을 함께 확인하는 편이 좋아요.
전체 복원은 협업자와 범위를 맞추는 게 먼저예요
문서 전체를 이전 상태로 돌려야 한다면 최근 수정 중 무엇이 바뀔지 먼저 파악하는 게 좋습니다. 다른 사람이 수정 중인 공유 문서는 복원 시점과 작업 재개 시간을 짧게라도 합의해두는 편이 좋아요. 복원 직전의 현재 내용도 비교할 수 있도록 준비해두면 안심하고 비교할 수 있어요.
‘지난주 금요일 버전’처럼 날짜만 전달하기보다 ‘고객 제출 전 버전, 표 수정은 유지’처럼 원하는 결과를 함께 적어두면 서로 기대하는 작업을 맞추기 쉬워요. 같은 시점의 문서를 보더라도 사람이 기대하는 복원 범위는 다를 수 있거든요.
중요한 단계에는 알아볼 수 있는 이름을 붙여요
Google은 이름을 지정한 버전으로 중요한 상태를 관리하는 방법을 안내해요. ‘초안’만 반복하기보다 ‘내부 검토 완료’나 ‘거래처 전달본’처럼 구분되는 이름을 쓰면 찾기 쉬워요. 문서에는 최대 40개, 스프레드시트에는 최대 15개의 버전 이름을 지정할 수 있어요. 이름이 지정된 버전 안내에 이용 범위가 나와 있어요.
공유 범위가 달라지는 사본을 만들었다면 기존 문서와 같은 사람이 볼 수 있는지는 따로 살펴봐야 해요. 자료 공유의 기본 확인 항목은 업무용 도구를 고를 때 확인할 데이터 처리 조건과 함께 검토할 수 있어요. 문서에 담긴 자료를 다른 AI 서비스에 옮길 때는 회사 허용 범위도 별도로 확인해야 해요.
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